|
Özel Kalem Yönetim Sistemine Erişim
• Program web tabanlı çalışmaktadır kurulum gerektirmemektedir.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Kuruma Adaptasyonu
• Özel Kalem Yönetim Sisteminin kuruma adaptasyonu oldukça kolaydır. Gerekli kullanıcı ve yetki tanımlamalarının yapılmasının ardından kurum çalışanları sisteme kayıt girmeye başlayabilirler.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Başvuru Alma
• Sekreterya çalışanları kuruma gelen başvuruların kaydını , Özel Kalem Yönetim Sisteminin sunduğu başvuru ekleme arayüzü ile hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirler.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Web Takip
• Özel Kalem Yönetim Sistemi farklı kullanıcılar için farklı arayüzler sağlar. Yöneticiye özel ayrı bir Yönetim modülü mevcuttur. Bu modül ile programının günlük, haftalık, aylık takibini yapabileceği gibi gelen randevu taleplerinin yönetimini de sağlayabilir. Yöneticinin programına erişmesi gereken diğer kullanıcılar için ise Takip modülü mevcuttur. Bu modül ile yöneticinin programının takibini yapabilirler ve belirli günler arasındaki randevuları liste şeklinde elde edebilirler.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Mobil Takip
• Yönetici veya kurum içerisindeki diğer çalışanlar yöneticinin randevularını ya da gelen taleplerini Mobil cihazlarından takip edebilirler. Bunun için Mobil uygulamayı indirip cihazlarına kurmaları yeterli olacaktır. Mobil uygulama ile takibin yanı sıra Özel Kalem Yönetim Sistemine yeni kayıt ekleme işlemi de yapılabilir.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Mobil Uygulama Çek Gönder
• Mobil uygulamada 'Çek Gönder' özelliği ile fotoğraf çekilerek yeni kayıt eklenebilir. Eklenen kayıt lokasyon bilgileri ile birlikte panele düşer.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Mobil Uygulama Navigasyon
• Panel üzerinden girilen kayıtlarda , başvuruyla alakalı Konum bilgilerinin tam girilmesi durumunda mobil cihaz üzerinden o yerin bulunduğu konum harita üzerinde gösterilir ve bulunduğumuz yere olan uzaklığı hesaplanır (km).Telefon bilgilerinin tam girilmesi durumunda ise mobil cihazlarda kayıt üzerinden başvuru yapan kişi aranabilir.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Web Başvuru (Yöneticiye Mesaj)
• Yöneticiye mesaj iletme işlemi bizzat sekreterya çalışanlarına ulaşılarak yapılabileceği gibi webden de yapılabilir. Web üzerinden yöneticiye mesaj formu doldurulur bu form panele düşer ve sekreterya çalışanları bunun değerlendirmesini panel üzerinden yapar.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Web Başvuru (Randevu Talep)
• Randevu alma işlemi bizzat sekreterya çalışanlarına ulaşılarak yapılabileceği gibi webden de yapılabilir. Web üzerinden randevu talep formu doldurulur bu form panele düşer ve sekreterya çalışanları bunun değerlendirmesini panel üzerinden yapar.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Web (Başvuru Takip)
• Kuruma başvuruda bulunan kişi ,başvurusunun son durumunu kontrol etmek için ,web üzerinden başvuru takip kısmında, kendisine verilen başvuru numarası ve TC numarasını girer.
Özel Kalem Yönetim Sistemi CRM
• Özel Kalem Yönetim Sisteminde eklenen başvurular üzerinde Telefon Aramaları,Ek Not,Cevap ekleme seçenekleri mevcuttur , başvuruyla ilgili yapılan işlemlerin kayıtları bu alanlara girildiği taktirde o kayıt üzerinde daha önce nelerin yapıldığının bilgisine hızlı bir şekilde ulaşılır.Böylelikle , sekreterya çalışanlarının tümünün o başvuruyla ilgili bilinmesi gerekenlere hakim olması sağlanır.
• Özel Kalem Yönetim Sisteminde gelen başvuru sahibinin daha önce kuruma kaç kere müracaat ettiğini ve müracaatlarıyla ilgili detay bilgileri elde edebiliriz.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Konum Modülleri
• Sekreterya çalışanları aldıkları başvuruları , sistemde tanımlı olan Ülke, İl, İlçe, Semt, Mahalle, Cadde/Sokak kayıtları ile ilişkilendirerek geçmişe dönük istatiksel raporlar oluşmasını sağlarlar.(hangi mahallede neler yapılmış)
Özel Kalem Yönetim Sistemi Başvuru Sahibi Bilgilendirme
• Özel Kalem Yönetim Sisteminde bir başvuru sisteme eklendiği zaman , başvuru sahibine sms veya maille bilgi gönderilir.
• İstenirse , sisteme eklenen başvurunun çıktısı alınarak başvuran kişiye teslim edilir.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Kurum İçindeki İlgili Kişilere/Birimlere Havale
• Özel Kalem Yönetim Sisteminde , başvurunun , diğer birimlerde çalışan ilgili kişilere havalesi de mümkündür. Kişilere, gerekli modül erişim yetkisi verildiği taktirde , ilgili oldukları kaydın havalesi yapılabilir.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Kurum İçi Rehber Yönetimi
• Programda Kurumun rehber kayıtlarının tutulabileceği Rehber modülü de mevcuttur. Bu modül ile kurumun tüm rehber kayıtları tek bir yerde toplanarak aranan kaydın hızlıca bulunması sağlanır.Ayrıca kayıtlar istenen şekilde gruplandırılarak , bu gruplar ile arama yapılabilir.
Özel Kalem Yönetim Sistemi Kurum Rehberi ile Entegre Çalışma
• Kuruma başvuru yapan kişinin iletişim bilgileri kurum rehberine kayıtlı ise , Sekreterya çalışanları , başvuru alırken , kişiyi rehberden seçip iletişim bilgilerini otomatik olarak doldurabilir.
• Kuruma başvuru yapan kişinin iletişim bilgileri kurum rehberine kayıtlı değil ve kaydedilmesi isteniyorsa başvuru alınırken aynı zamanda rehbere kaydedilmesi sağlanabilir.
|